Bank-Import - Valutra

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Wofür der Bank-Import da ist

Der Bank-Import ist für den Einstieg mit bestehenden Kontobewegungen gedacht.

Die Seite ist in klar getrennte Bereiche aufgeteilt:

Upload für neue CSV-Dateien
Import-Historie für offene und bereits ausgeführte Uploads
Auswahl festlegen für Dateien, Zeitraum und optional Zweck
Importierte Transaktionen zur Prüfung der aktuell sichtbaren Zeilen
Daten übernehmen für die eigentliche erste Übernahme mit Ergebnisanzeige

Du kannst:

eine Bank-CSV hochladen
mehrere CSV-Dateien für dasselbe Konto gemeinsam hochladen
neu erkannte Transaktionen in einer Importliste speichern
einen klar ausgewählten Zeitraum und Dateibereich übernehmen
dabei historische Buchungen und bei stabilen Mustern auch Buchungspläne erzeugen

Wichtig:

Der Upload allein erzeugt noch keine Buchungen.
Erst der Schritt Daten übernehmen startet die eigentliche erste Übernahme.
Der Ablauf ist bewusst klar und nachvollziehbar und für Onboarding ausgelegt.
Die ursprüngliche Datei selbst wird nicht gespeichert.
Es werden nicht alle Transaktionsdetails übernommen, sondern nur die Informationen, die für Import, Duplikaterkennung und Zuordnung gebraucht werden.
Kontonummern werden nicht verarbeitet.

So läuft der Ablauf ab

CSV hochladen
Auswahl festlegen: Datei, Zeitraum und optional Zweck filtern
Importierte Transaktionen prüfen
Daten übernehmen
Ergebnis und Historie prüfen

Dabei gilt:

verarbeitet werden nur die aktuell sichtbaren und noch nicht verarbeiteten Zeilen in deiner Auswahl
für neue Übernahmen stehen nur noch offene Uploads zur Verfügung
der Import startet nie automatisch im Hintergrund
ein hochgeladener Import kann nur einmal tatsächlich übernommen werden
bestehende Daten werden nicht berücksichtigt oder zusammengeführt; neu erzeugte Buchungen und Buchungspläne kommen immer zusätzlich dazu

Die Oberfläche zeigt Status, Warnungen und Fehler direkt an der betroffenen Stelle an. Nach Upload und Übernahme springt der Fokus auf die aktualisierte Status- oder Ergebnisfläche, damit du den nächsten Schritt ohne Suchen fortsetzen kannst.

Upload und Importliste

Beim Upload speichert Valutra:

Importinformationen zur hochgeladenen Datei, nicht die Datei selbst
die Informationen, die für importierte Transaktionen wirklich benötigt werden
neu erkannte importierte Transaktionen in reduzierter Form

Noch nicht erzeugt werden:

echte Buchungen
Änderungen an bestehenden Buchungsplänen

Wichtig für Datenschutz und Sicherheit:

die ursprüngliche CSV-Datei wird nicht dauerhaft gespeichert
es werden nicht alle Details jeder Zeile übernommen
Kontonummern werden nicht verarbeitet

Die hochgeladenen Daten bleiben in der Importliste sichtbar, damit du später nachvollziehen kannst, welche Datei wann hochgeladen und wann tatsächlich übernommen wurde.

Wenn mehrere CSV-Dateien zum selben Konto gehören, kannst du sie zuerst gesammelt hochladen und danach gemeinsam verarbeiten.

Das ist besonders nützlich, wenn die Erkennung wiederkehrender Reihen mehr Belege über mehrere Dateien hinweg braucht.

Sobald eine hochgeladene Datei Geschäftsdaten erzeugt hat, gilt sie als bereits importiert:

sie bleibt dauerhaft in der Import-Historie sichtbar
ihre Zusammenfassung ist das finale Ergebnis dieser Datei
sie kann nicht mehr gelöscht werden
sie nimmt nicht mehr an späteren Übernahmen teil

Was bei der ersten Übernahme entsteht

Bei der ersten Übernahme werden die sichtbaren Importzeilen ausgewertet.

Mögliche Ergebnisse:

Eigenständige Buchung: wenn kein stabiles Wiederholungsmuster vorliegt
Buchungsplan + Buchung(en): wenn regelmäßige Zahlungen mit genug Belegen erkannt werden, zum Beispiel Miete oder Telefon
Warnung oder Überspringen: wenn eine eindeutige automatische Zuordnung im aktiven Initial-Import nicht sicher möglich ist

Neu erzeugte Buchungen und Buchungspläne nutzen zunächst die neutrale Kategorie CSV-Import. Die Kategorisierung kannst du anschließend manuell verfeinern.

Regelmäßige Zahlungen und Kollisionen

Valutra versucht regelmäßige Zahlungen nur dann automatisch als Buchungspläne anzulegen, wenn das Muster stabil genug ist.

Dabei gilt:

variable Beträge können toleriert werden
der zeitliche Rhythmus muss trotzdem nachvollziehbar bleiben
wenn mehrere importierte Zahlungen denselben Platz in einer Reihe belegen würden, wird nicht automatisch zugeordnet

Solche Fälle landen als Warnung oder in der manuellen Prüfung, statt stillschweigend falsche Daten zu erzeugen. Solche Fälle erscheinen im aktiven Initial-Import als Warnung oder werden gezielt nicht automatisch übernommen, statt stillschweigend falsche Daten zu erzeugen.

Überschneidungen mit bestehenden Daten

Wenn deine tatsächliche Auswahl bereits bestehende Buchungen oder Buchungspläne überlappt, verlangt Valutra vor der Ausführung eine explizite Bestätigung.

Das ist wichtig, weil diese erste Übernahme bestehende Daten nicht heimlich bereinigt oder zusammenführt.

Wenn du trotzdem übernimmst, werden neue Buchungen und Buchungspläne zusätzlich angelegt.

Was der Bank-Import bewusst nicht macht

Der aktuelle Ablauf ist nur für die erste Übernahme gedacht.

Nicht enthalten sind:

kein laufender Sync
keine automatische Abstimmung im Hintergrund
kein Vorschaumodus ohne Übernahme
kein Rückgängig machen für bereits erzeugte Finanzdaten
kein Löschen bereits übernommener Dateien

Wenn bereits Geschäftsdaten erzeugt wurden, bleibt der Import-Eintrag deshalb für Historie und Duplikaterkennung erhalten.

Wichtig:

bereits übernommene Dateien können nicht mehr gelöscht werden
bereits übernommene Dateien können auch nicht noch einmal ausgeführt werden
es gibt kein Undo für erzeugte Buchungen oder Buchungspläne
wenn du einen Import zurückräumen willst, geht das nur manuell über das Löschen der einzelnen Buchungen und Buchungspläne

Warnungen, Kollisionen und fehlgeschlagene Übernahmen werden im Ergebnisbereich zusammengefasst. Bereits sichtbare Erläuterungen werden dabei nicht doppelt versteckt, sondern direkt an den relevanten Stellen angezeigt.

Wenn außer dem Import noch kaum weitere Daten vorhanden sind, kann ein kompletter Neustart des Kontos einfacher sein als das manuelle Aufräumen.

Dabei gehen aber auch andere bereits angelegte Daten verloren, zum Beispiel:

Bankkonten
Kredite
Vermögenswerte
Projekte und Verträge
weitere bereits angelegte Finanzdaten

Import-Historie lesen

In der Import-Historie siehst du pro Datei unter anderem:

Upload-Zeitpunkt
letzte tatsächliche Übernahme
Anzahl erzeugter Buchungen
eigenständige Buchungen
erzeugte Buchungspläne
übersprungene Zeilen, Warnungen und Kollisionen

Offene Uploads und bereits importierte Dateien sind dabei bewusst getrennt: Nur offene Uploads können noch in die aktive Auswahl aufgenommen werden.

So kannst du unterscheiden zwischen:

Datei wurde hochgeladen
Datei wurde tatsächlich in Buchungen und Buchungspläne übernommen

Und wichtig für die Auswahl im aktiven Ablauf:

offene Uploads können noch verarbeitet werden
bereits importierte Dateien sind nur noch Historie

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